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Como elaborar um Plano de Melhoria através de um Diagnóstico Lean | Engevolve

Quando não estamos nos sentindo bem e apresentamos sintomas como  febre, dor de cabeça, pressão alta, o aconselhável é: procurarmos um médico, que nos solicita exames e depois, baseado nos resultados, nos recomenda um tratamento, um plano de melhoria. Após seguirmos os conselhos sugeridos e tomarmos a medicação corretamente, percebemos aos poucos, o nosso bem estar retornando e logo estamos preparados para seguir em frente.

Ter a atitude de procurar ajuda, ao invés de deixar para lá, pode evitar o agravamento dos sintomas ou quem sabe, evitar algo pior que muitas vezes pode estar escondido no que chamamos de uma simples dor de cabeça, não é mesmo?

Trazendo este exemplo para o mundo corporativo, para as empresas e nas mais diversas áreas, algo similar acontece.

Alguns sinais aparecem, como:

Excesso de horas extras;

Muitos refugos ou retrabalhos em processo;

Reclamações do cliente;

Fretes extras.

Esses eventos estão demostrando que algo não está bem.

Com certeza isso está afetando a performance da empresa e consequentemente os resultados.

Comparado ao que acontece em nossa vida, também podemos escolher um dos dois caminhos:

Fechar os olhos, negligenciar os sintomas e esperar que as anomalias sumam; isto é, escolher o lado onde os problemas podem se agravar cada vez mais;

ou

Arregaçar as mangas, buscar ajuda, verificar o que está acontecendo, enfrentar os obstáculos e resolver a situação, buscando a melhoria de performance.

Não é difícil constatar que o segundo caminho é o que vai trazer mais lucratividade, pois vai focar em eliminar aquilo que está impedindo a empresa de crescer e buscar seus melhores resultados.

Uma forte aliada, na busca constante daquilo que não agrega valor aos processos e disseminadora de uma completa metodologia de melhoria contínua é a Filosofia  Lean,

O Lean Manufacturing ou STP (Sistema Toyota de Produção) nasceu na empresa Japonesa Toyota Motor Corporation em meados da década de 40 e é utilizada por muitas empresas que buscam aumentar sua eficiência, reduzir os desperdícios e atingir a eficiência classe mundial.

A Metologia Lean utiliza ferramentas simples de solução de problemas e conta com o conhecimento e experiencia das pessoas que conhecem e fazem parte do processo para ajudarem na identificação e eliminação daquilo que não agrega valor.

Os colaboradores devem ser treinados e preparados para olhar de uma forma diferente para o processo, ajudando a  identificar e eliminar os desperdícios. Essa mudança de cultura traz mudanças significativas, alavancando a empresa para ser cada vez melhor e competitiva.

Uma boa prática de implementação Lean em um processo, é começar com uma Análise do problema de Negócio, seguido de um  Diagnóstico Lean e implementar um Plano de Melhoria.

Através destas três etapas, entendemos como está a saúde da empresa, montamos um Plano de Ação e priorizamos os projetos com melhor custo-benefício.

Para facilitar o entendimento, vamos explicar resumidamente cada parte destas três etapas:

Etapa 1 – Análise do Problema de Negócio

Na primeira etapa entendemos qual dos pilares de negócio da empresa está sendo mais afetado:

Segurança

Qualidade

Entrega

Custo

Nesta fase fazemos as seguintes perguntas:

Como estão os indicadores de resultado destes quatro pilares?

Estamos entregando ao cliente:

Com Qualidade?

Na quantidade certa?

No momento que ele precisa?

O ambiente de trabalho, oferece segurança e bem estar aos nossos colaboradores?

E o custo, é competitivo?

Quais são os indicadores principais?

Quais são as metas?

Qual é a diferença entre o resultado atual versus o planejado?

Qual é o gap?

A Análise do Problema do Negócio deve ter uma sequência lógica de importância:

Primeiro verificamos o pilar da Segurança que avalia os indicadores relacionados ao principal ativo da empresa, as pessoas.

Depois verificamos os pilares de Qualidade e Entrega, ambos relacionados ao atendimento ao Cliente (razão principal de qualquer negócio).

Finalmente analisamos os indicadores de Custo, para entender a saúde financeira da empresa.

Ao avaliarmos e identificarmos um gap entre a meta e o resultado encontrado, em qualquer um dos pilares, conforme a sequencia proposta acima, partiremos para a próxima etapa.

Etapa 2  – Elaborar um Diagnóstico Lean e Mapeamento do Fluxo de Valor.

Após a Identificação do Problema de negócio, é hora de Diagnosticar, isto é, entender qual o motivo que está levando a empresa a ter uma baixa de eficiência.

Nesta etapa, verificamos os indicadores dos quatro pilares Lean:

Fluxo contínuo

Lead time curto

Qualidade na Fonte

Utilização dos Recursos

A ferramenta VSM (Mapeamento de Fluxo de Valor) nos auxilia nesta etapa e nos ajuda a entender questões como:

De que forma fluem as peças e a informação dentro do processo?

O que agrega e não agrega valor ao produto?

Qual é o Lead time total, isto é, quanto tempo leva para a matéria prima se transformar em produto acabado?

No VSM atual todas as informações do processo são registradas, assim como as oportunidades de melhoria.

A partir daí, um VSM Futuro é desenhado e será um norte para a equipe de trabalho.

Com o levantamento do Diagnóstico Lean , é possível priorizar os projetos e montar um Plano de Ação.

Etapa 3 – Plano de Melhoria

Após elaborar o Plano de Ação, iniciamos o Plano de Melhoria, um para cada projeto, baseados na prioridade definida no Diagnóstico.

Para padronizar e ter certeza que todas as etapas dos projetos foram verificadas, vamos utilizar o ciclo P D C A.

A metodologia PDCA nos direciona a passar pelas ações de

Planejar o projeto

Desenvolver as ações

Checar os resultados

Analisar, para efetivar e oficializar a melhoria

O documento padrão para registrar todas as informações do PDCA, é o Formulário A3 que facilita e simplifica a demonstração das informações e resultados.

O Formulário A3 proporciona que toda informação do projeto seja colocada em uma única página, sendo de fácil entendimento para todos da organização.

Após finalizarmos as três etapas e medirmos os resultados, verificamos se a meta foi atingida:

Se SIM, padronizamos a nova forma de trabalhar,

Se NÃO, iniciamos todo ciclo PDCA novamente.

O indicado é rodar as etapas de Análise do problema de Negócio, Diagnóstico Lean e Plano de Melhoria a cada 4 meses nas Células ou Linhas de produção de maior relevância dentro da empresa, buscando sempre a excelência operacional.

Concluo dizendo que quando queremos, estamos dispomos  a mudar e dispomos de conhecimento na Metodologia Lean e Melhoria Contínua, conseguimos deixar nossos processos mais saudáveis, com menos desperdício, com melhor Qualidade, a um Custo mais competitivo.

Tudo isso, com certeza,  se reverte em benefícios para toda organização.