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Descomplicando a Análise e Solução de Problemas | Engevolve

O Processo de Solução de Problemas é uma ferramenta de melhoria utilizado nas mais diversas situações onde encontramos um Gap, isto é, uma diferença entre as metas ou padrões estabelecidos e o resultado realizado.

A metodologia é aplicada quando precisamos encontrar a causa raiz e desenvolver soluções para que o padrão seja seguido e as metas atingidas.

A maioria dos problemas não requer análise estatística complexa, mas sim uma solução detalhada, isso se consegue quando vamos ao gemba (lugar onde as coisas acontecem), olhamos e analisamos o processo, em busca da causa raiz e não apenas da fonte do problema. A raiz do problema se encontra escondida além da fonte. A resposta é encontrada indo mais a fundo e perguntando o por que o problema ocorreu. Perguntar “por que” cinco vezes requer chegar à resposta do primeiro por quê, isto é, a causa do porque isso ocorre.

Na Toyota, a Análise dos cinco porquês é usada como parte de um processo chamada de “Solução prática de problemas” .

Esse Método é dividida em 7 passos e seu formato se assemelha a um Funil, pois se inicia a partir de uma percepção vasta de um problema (boca com abertura grande) e vai se afunilando até que se encontre a causa raiz. A partir daí traça-se um Plano para a solução. Após o resultado ser avaliado, caso seja aprovado, é efetivado e padronizado.

 

1º Passo) Percepção Inicial do problema:
No primeiro passo é feito o esclarecimento e compreensão do problema.
Nesse momento o que temos é apenas uma percepção inicial da anomalia. O problema é grande, vago, complicado.
É necessário compreender a situação, que começa com uma observação, de mente aberta, deixando de lado as barreiras que muitas vezes não nos permitem enxergar a realidade.
Uma importante e simples ferramenta de análise estatística é o diagrama de Pareto, que usa gráfico de barras para categorizar os problemas de acordo com sua gravidade, frequência, natureza ou fonte e os coloca em ordem de dimensão para mostrar quais são os mais importantes.
Nesse momento estabelecemos a meta para a melhoria, que deve seguir o conceito SMART – Simples, mensurável, atingível, razoável, rastreável

2º Passo) Investigação do problema:
Vamos investigar todas as possíveis causas, momento de ir ao gemba, local onde as coisas acontecem, levantar dados, fazer perguntas, investigar fatos.
Fazemos uma primeira tentativa para identificar o ponto de causa.
Onde o problema é observado?
Qual sua causa provável?
Isso nos levará até as vizinhanças da raiz do problema
Um mapeamento de todo processo ajuda muito na identificação das possíveis causas.
Cada possível causa é avaliada e passará para o processo seguinte ou é descartada, conforme a análise detalhada de cada uma.

3º Passo) Identificação do Ponto de causa:
Para cada possível causa encontrada, vamos escrever qual é o valor ou informação padrão e qual foi o encontrado no processo.
Vamos tomar nota de todas as possíveis causas, valor ideal x valor encontrado.
Quando todos os valores das possíveis causas forem levantados, iremos comparar cada valor encontrado com o valor padrão, aí descartamos as que estiverem dentro do estabelecido, deixando apenas as que estiverem não conforme (Ponto de Causa)

4º Passo) Investigação do problema (cinco porquês):
Para cada ponto de causa, vamos aplicar uma investigação utilizando o cinco porquês, método onde a resposta de cada pergunta será utilizado para a pergunta da seguinte,
Vamos continuar perguntando o por que até que a raiz do problema seja determinada.

Exemplo : Utilizando a técnica dos cinco porquês:

Ponto de Causa – A máquina não está funcionando

Por que a máquina não está funcionando
Porque o cabo está desconectado da tomada

Por que o cabo está desconectado da tomada?
Porque o cabo foi “puxado” da tomada.

Por que o cabo foi “puxado” da tomada?
Porque alguém tropeçou no cabo puxando-o da tomada.

Por que pessoas tropeçam no cabo?
Porque o cabo fica solto no meio do caminho.

Por que o cabo fica solto no meio do caminho?
Porque o cabo é muito longo.

Por que o cabo é muito longo?
Uh? … Eu não sei …

Solução A : Diminuir o comprimento do Cabo.
Solução B: Prender o Cabo com canaleta na parede.

5º Passo) Solução do problema:                                                                                                                                           Após encontrarmos a causa raiz, partimos para a Solução de Problemas, nesta fase é elaborado um Plano com acompanhamento e efetivação das ações.
Após implantadas todas as ações de melhoria, vamos colher os resultados alcançados.

6º Passo) Avaliação:
Faremos uma avaliação dos resultados , se a meta foi atingida, vamos ao passo 7, que é a padronização do novo formato ou metodologia.
Caso os resultados não forem satisfatórios, repetiremos todo o processo do passo 3 em diante.

7º Passo) Padronização do novo Processo
A Padronização e a aprendizagem andam de mãos dadas e são a base da melhoria contínua.
Se não padronizarmos o processo após a melhoria, de nada adiantará a aprendizagem até esse ponto, ficando perdida, esquecida e não servirá de base para melhorias posteriores.

 

Podemos concluir que, através de uma Metodologia simples e objetiva,  dividida em 7 passos, conseguimos transformar um problema grande, vago, complicado, em algo claro, lógico e definido. 

E como já sabemos, simplicidade e objetividade andam juntas e são a chave do Sucesso na jornada Lean e melhoria continua.